Extraire l’Historique des Dépenses depuis Gmail vers Google Sheets

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Extraire l’Historique des Dépenses depuis Gmail vers Google Sheets

Pour qui est-ce fait ?
Ce workflow est idéal pour les indépendants, responsables comptables, assistants administratifs ou toute personne souhaitant automatiser le suivi de ses dépenses à partir de ses e-mails bancaires ou de paiement (ex. : Stripe, Lydia, PayPal, banques). Il est particulièrement utile pour générer automatiquement une base comptable exploitable sans saisie manuelle.

Problème résolu / Cas d’usage
Les e-mails de confirmation de transaction s’accumulent sans être exploités. Ce workflow permet d’en extraire les informations clés (montant, date, destinataire, etc.) et de générer automatiquement une ligne comptable à archiver dans Google Sheets. Plus besoin de fouiller dans sa boîte mail ni de remplir des tableaux Excel à la main.

Ce que fait ce workflow

  • Surveille un ou plusieurs libellés Gmail (ex. : « Dépenses auto-triées ») pour détecter les e-mails de transaction.

  • Récupère le contenu des e-mails (texte + pièces jointes si nécessaires).

  • Nettoie le texte pour extraire les données pertinentes : montant, date, nom du commerçant, référence de paiement…

  • Utilise un agent IA (via le nœud Basic LLM Chain dans n8n) pour générer automatiquement l’écriture comptable au bon format.

  • Enregistre ces données dans un onglet « raw data » d’un Google Sheets connecté.

Configuration

1. Mise en place du filtre Gmail

  • Créez un libellé spécifique dans Gmail (ex. : « Transactions ») et configurez des filtres pour y classer automatiquement les e-mails contenant « Paiement accepté », « Transaction », « Achat », etc.

2. Connexion Gmail → n8n

  • Utilisez un nœud Gmail (OAuth2 ou IMAP) pour lire les e-mails d’un libellé spécifique.

  • Filtrez uniquement les nouveaux e-mails non lus.

3. Nettoyage & extraction des données

  • Parsez le corps de l’e-mail (HTML ou texte brut).

  • Supprimez les balises inutiles, normalisez les formats de date et montants.

4. Génération IA avec Basic LLM Chain

  • Envoie le texte nettoyé à un modèle LLM via un prompt du type :
    « Voici un e-mail de transaction. Génère une ligne comptable avec : Date, Libellé, Montant, Moyen de paiement, Catégorie. »

5. Enregistrement dans Google Sheets

  • Connectez une feuille Google Sheets avec un onglet raw data.

  • Chaque nouvelle ligne inclut les champs extraits par l’IA (format JSON ou tableau).

Personnalisation possible

  • Ajouter un tag ou une catégorie automatiquement (ex. : « Abonnement », « Essence », « Restaurant ») selon le libellé ou le contenu.

  • Générer un rapport de dépenses mensuel.

  • Ajouter une alerte si une transaction dépasse un seuil.

  • Archiver les e-mails traités ou les marquer comme lus.

Exemple d’utilisation
Entrée : Un e-mail reçu dans Gmail :

« Paiement accepté : 89,00 € chez TOTAL – 31 mai 2024 – CB x1234 »

Sortie IA :

json
{
"date": "2024-05-31",
"libellé": "TOTAL",
"montant": 89.00,
"moyen_paiement": "Carte bancaire",
"catégorie": "Carburant"
}

Cette ligne est ajoutée automatiquement dans Google Sheets, onglet raw data.